Prompt library · Claude × Kasar

7 CRM routines that work before your next meeting

Ready-to-copy prompts for founders, SMBs and VC funds, with explicit schedules, outputs and safeguards.

12 min read

Votre CRM contient déjà les rendez-vous, les échanges, les tâches et les affaires. Le problème n’est pas toujours de produire plus d’information : c’est de refaire les mêmes recherches avant chaque réunion, chaque lundi et chaque fin de mois.

Les routines ci-dessous transforment ces recherches en rendez-vous automatiques avec votre propre CRM. Elles lisent, trient et préparent. Par défaut, elles n’envoient rien et ne modifient rien.

Une bonne routine ne vous demande pas de la lire. Elle mérite votre attention seulement lorsqu’une décision est nécessaire.

01Installez une routine qui survivra à la troisième semaine

1
Choisissez une décision récurrente
Quelle question reposez-vous chaque jour, chaque semaine ou chaque mois ?
2
Donnez un périmètre et une fréquence
Un workspace, une période, un nombre maximum de résultats et une heure utile.
3
Imposez le format de sortie
Une liste courte et stable se compare ; trois paragraphes variables s’ignorent.
4
Posez le garde-fou avant les outils
Lecture seule par défaut. Brouillon plutôt qu’envoi. Proposition plutôt que fusion.
5
Rendez-la silencieuse
Si rien ne nécessite une décision, la sortie doit être uniquement « RAS ».

Écrivez le contrat avant le prompt

Une routine fiable possède un contrat stable : ce qui la déclenche, ce qu’elle peut lire, ce qu’elle doit produire et la personne qui répond de son fonctionnement. Le prompt n’est que l’implémentation de ce contrat.

Décision préparée

Question à trancher: Quelle décision humaine précise la sortie doit-elle faciliter ?

Déclencheur

Question à trancher: À quelle heure, après quel événement ou selon quelle condition doit-elle s’exécuter ?

Périmètre

Question à trancher: Quel workspace, quelle population, quelle période et quelles exclusions ?

Données requises

Question à trancher: Quels objets et champs sont indispensables, et lesquels sont seulement utiles ?

Règle de sélection

Question à trancher: Pourquoi un élément mérite-t-il d’être montré plutôt qu’un autre ?

Format de sortie

Question à trancher: Quel nombre maximal de résultats et quelles preuves doivent accompagner chacun ?

Niveau d’autorisation

Question à trancher: Lecture, proposition, brouillon ou écriture validée ?

Silence et erreur

Question à trancher: Que répondre lorsqu’il n’y a rien à signaler, et comment distinguer ce cas d’un échec ?

Propriétaire

Question à trancher: Qui examine les résultats, corrige la règle et peut désactiver la routine ?

Date de révision

Question à trancher: Quand vérifier que la décision et les données sont toujours les mêmes ?

Élément du contrat	Question à trancher
Décision préparée	Quelle décision humaine précise la sortie doit-elle faciliter ?
Déclencheur	À quelle heure, après quel événement ou selon quelle condition doit-elle s’exécuter ?
Périmètre	Quel workspace, quelle population, quelle période et quelles exclusions ?
Données requises	Quels objets et champs sont indispensables, et lesquels sont seulement utiles ?
Règle de sélection	Pourquoi un élément mérite-t-il d’être montré plutôt qu’un autre ?
Format de sortie	Quel nombre maximal de résultats et quelles preuves doivent accompagner chacun ?
Niveau d’autorisation	Lecture, proposition, brouillon ou écriture validée ?
Silence et erreur	Que répondre lorsqu’il n’y a rien à signaler, et comment distinguer ce cas d’un échec ?
Propriétaire	Qui examine les résultats, corrige la règle et peut désactiver la routine ?
Date de révision	Quand vérifier que la décision et les données sont toujours les mêmes ?

Accordez le plus petit niveau d’autorisation utile

0 — Observer

Capacité: Lire et synthétiser
Exemple: Lister les affaires sans prochaine action
Contrôle attendu: Sources citées et périmètre visible

1 — Proposer

Capacité: Recommander une action ou produire un brouillon
Exemple: Préparer une relance sans l’envoyer
Contrôle attendu: Validation humaine avant tout effet

2 — Écrire de façon réversible

Capacité: Créer une tâche ou mettre à jour un champ non critique
Exemple: Ajouter une tâche de vérification
Contrôle attendu: Journal, déduplication et possibilité d’annuler

3 — Agir à l’extérieur

Capacité: Envoyer, supprimer, fusionner ou modifier un engagement
Exemple: Envoyer un email à un prospect
Contrôle attendu: Autorisation explicite au moment de l’action

Niveau	Capacité	Exemple	Contrôle attendu
0 — Observer	Lire et synthétiser	Lister les affaires sans prochaine action	Sources citées et périmètre visible
1 — Proposer	Recommander une action ou produire un brouillon	Préparer une relance sans l’envoyer	Validation humaine avant tout effet
2 — Écrire de façon réversible	Créer une tâche ou mettre à jour un champ non critique	Ajouter une tâche de vérification	Journal, déduplication et possibilité d’annuler
3 — Agir à l’extérieur	Envoyer, supprimer, fusionner ou modifier un engagement	Envoyer un email à un prospect	Autorisation explicite au moment de l’action

Les sept routines de ce guide restent au niveau 0 ou 1 : elles lisent, priorisent et préparent. Passer à un niveau supérieur exige une décision distincte ; une planification récurrente ne vaut jamais consentement permanent.

Évaluez la routine après trois exécutions réelles

Une seule exécution valide surtout la syntaxe. Trois exécutions permettent d’observer un début de comportement sans prétendre établir une performance statistique. Conservez les sorties et notez chaque résultat examiné.

Précision

Mesure pratique: Résultats réellement pertinents ÷ résultats présentés
Question de revue: La routine sélectionne-t-elle les bons éléments ?

Actionnabilité

Mesure pratique: Résultats ayant conduit à une décision claire ÷ résultats pertinents
Question de revue: La sortie aide-t-elle à agir, vérifier ou écarter ?

Bruit

Mesure pratique: Résultats ignorés ou répétés ÷ résultats présentés
Question de revue: Que faut-il exclure, regrouper ou rendre silencieux ?

Couverture

Mesure pratique: Cas importants trouvés par la routine ÷ cas importants identifiés lors de la revue humaine
Question de revue: Quels risques la règle ne voit-elle pas encore ?

Coût

Mesure pratique: Temps humain de lecture + durée + appels d’outils
Question de revue: Le travail économisé dépasse-t-il le coût de contrôle ?

Dimension	Mesure pratique	Question de revue
Précision	Résultats réellement pertinents ÷ résultats présentés	La routine sélectionne-t-elle les bons éléments ?
Actionnabilité	Résultats ayant conduit à une décision claire ÷ résultats pertinents	La sortie aide-t-elle à agir, vérifier ou écarter ?
Bruit	Résultats ignorés ou répétés ÷ résultats présentés	Que faut-il exclure, regrouper ou rendre silencieux ?
Couverture	Cas importants trouvés par la routine ÷ cas importants identifiés lors de la revue humaine	Quels risques la règle ne voit-elle pas encore ?
Coût	Temps humain de lecture + durée + appels d’outils	Le travail économisé dépasse-t-il le coût de contrôle ?

La revue après trois exécutions

1
Conserver
La routine fait gagner du temps et ses erreurs sont comprises et acceptables.
2
Ajuster
La décision est utile mais le périmètre, le seuil, le format ou la fréquence créent du bruit.
3
Suspendre
Les données requises manquent, les sorties induisent en erreur ou personne ne porte la décision.

02Le socle universel — votre brief de décision

Commencez par une seule routine. Celle-ci rassemble ce qui réclame une action aujourd’hui sans transformer votre matinée en revue complète du CRM.

Brief de décision du matin

Lundi à vendredi · 7 h 45 · 45 7 * * 1-5

Prépare mon brief de décision du matin à partir de Kasar.

Contexte : workspace Kasar « MON_WORKSPACE ». Commence par lire kasar://schema et utilise uniquement les objets et champs réellement présents. Si un canal ou un champ manque, signale-le en une ligne et continue. N’invente aucune donnée.
RÈGLE ABSOLUE : lecture seule. Tu ne crées, ne modifies, ne fusionnes et n’envoies rien.

1. Liste les rendez-vous externes d’aujourd’hui avec crm_calendar.
2. Liste les tâches en retard et celles du jour avec crm_manage_tasks, 10 maximum.
3. Repère les opportunités ouvertes qui ont changé depuis hier avec crm_find_records, 10 maximum.
4. Pour chaque élément retenu, n’utilise l’historique que s’il aide à décider de la prochaine action.

Sortie, 20 lignes maximum :
**Les 3 décisions du jour** — action, responsable, échéance, raison.
**Rendez-vous à préparer** — heure, personne, objectif à obtenir.
**Risques silencieux** — tâche dépassée ou affaire active sans prochaine action.

Pas de conseil générique, pas de tableau, pas d’emoji. Une section vide s’écrit « — ». Si aucune décision ne ressort, réponds uniquement « RAS ». Maximum 20 appels d’outils.

03Pack Founders — protéger les heures et apprendre des refus

Pour une équipe fondatrice, la routine doit empêcher les oublis et faire remonter les apprentissages commerciaux. Elle ne doit pas ajouter une couche de reporting.

Les 3 affaires à agir cette semaine

Lundi · 8 h 30 · 30 8 * * 1

Choisis les trois affaires qui méritent mes heures de fondateur cette semaine.

Contexte : workspace Kasar « MON_WORKSPACE ». Commence par lire kasar://schema et utilise uniquement les objets et champs réellement présents. Si un canal ou un champ manque, signale-le en une ligne et continue. N’invente aucune donnée.
RÈGLE ABSOLUE : lecture seule. Tu ne crées, ne modifies, ne fusionnes et n’envoies rien.

1. Liste les opportunités ouvertes avec crm_find_records, triées par montant décroissant, limite 20.
2. Pour chacune, lis les cinq dernières activités avec crm_find_activity.
3. Priorise les affaires qui cumulent : valeur plausible, interlocuteur engagé, prochaine action manquante ou silence anormal pour ce cycle.
4. Écarte les affaires dont le besoin ou l’échéance ne sont pas établis.

Pour chaque affaire retenue :
**Deal · montant · étape**
- Pourquoi maintenant : un fait tiré de l’historique.
- Action : une action réalisable cette semaine.
- Angle : la phrase précise à reprendre dans la relance.

Termine par « À sortir du pipeline » avec 3 affaires maximum et la raison. Si rien ne justifie mon attention, réponds uniquement « RAS ». Maximum 25 appels d’outils.

Les refus qui doivent influencer une décision

Premier vendredi du mois · 16 h · 0 16 1-7 * 5

Analyse les affaires perdues du mois écoulé et transforme-les en décisions, pas en anecdotes.

Contexte : workspace Kasar « MON_WORKSPACE ». Commence par lire kasar://schema et utilise uniquement les objets et champs réellement présents. Si un canal ou un champ manque, signale-le en une ligne et continue. N’invente aucune donnée.
RÈGLE ABSOLUE : lecture seule. Tu ne crées, ne modifies, ne fusionnes et n’envoies rien.

1. Liste les opportunités clôturées perdues sur les 30 derniers jours.
2. Regroupe-les selon les motifs réellement présents dans le workspace.
3. Pour les groupes significatifs, lis l’échange qui contient la raison la plus précise.
4. Sépare quatre familles : segment, produit, méthode commerciale, non-décision.

Sortie :
**Motif · nombre d’affaires · montant concerné · segment dominant**
- Preuve : un verbatim court ou « causalité non confirmée ».
- Décision possible : ciblage, produit, méthode, suivi ou aucune action.

N’affirme jamais qu’une fonctionnalité doit entrer dans la roadmap sur le seul montant perdu. Signale les petits échantillons. Si aucune tendance défendable ne ressort, réponds uniquement « RAS ». Maximum 25 appels d’outils.

04Pack PME — tenir une revue sur des données fiables

Dans une PME, les routines doivent préparer le manager et signaler les exceptions. Elles ne remplacent ni la revue commerciale ni le jugement de l’équipe.

Préparation de la revue commerciale

Jeudi · 17 h · 0 17 * * 4

Prépare la revue commerciale de demain à partir du pipeline Kasar.

Contexte : workspace Kasar « MON_WORKSPACE ». Commence par lire kasar://schema et utilise uniquement les objets et champs réellement présents. Si un canal ou un champ manque, signale-le en une ligne et continue. N’invente aucune donnée.
RÈGLE ABSOLUE : lecture seule. Tu ne crées, ne modifies, ne fusionnes et n’envoies rien.

Utilise crm_aggregate_records pour les totaux et crm_find_records pour les exceptions.
1. Calcule le nombre et le montant des opportunités ouvertes par étape.
2. Repère les affaires sans prochaine action, avec date de clôture dépassée ou sans activité récente. Adapte la fenêtre d’activité au cycle si ce champ existe ; sinon indique l’hypothèse.
3. Liste les affaires gagnées et perdues depuis la revue précédente.

Sortie prête pour une réunion de 25 minutes :
**3 min — Couverture** : total, évolution et limites de la donnée.
**12 min — Exceptions à traiter** : 10 affaires maximum, avec le problème exact.
**5 min — Décisions manager** : blocage, responsable, décision attendue.
**3 min — Clôtures** : affaires à fermer ou motif manquant.
**2 min — Qualité** : le seul défaut de données à corriger cette semaine.

Pas de tendance sur moins de 5 affaires. Si aucune exception ne ressort, réponds « RAS — pipeline prêt pour la revue ». Maximum 20 appels d’outils.

Audit mensuel de fiabilité du pipeline

Premier jour du mois · 8 h 30 · 30 8 1 * *

Mesure si le pipeline Kasar permet réellement de décider.

Contexte : workspace Kasar « MON_WORKSPACE ». Commence par lire kasar://schema et utilise uniquement les objets et champs réellement présents. Si un canal ou un champ manque, signale-le en une ligne et continue. N’invente aucune donnée.
RÈGLE ABSOLUE : lecture seule. Tu ne crées, ne modifies, ne fusionnes et n’envoies rien.

Avec crm_aggregate_records, calcule sur les opportunités ouvertes :
1. Le pourcentage avec une prochaine action datée.
2. Le pourcentage avec une date de clôture encore valide.
3. Le pourcentage avec une activité récente, selon la fenêtre adaptée au cycle.
4. Le nombre sans responsable ou sans contact lié.
Compare avec le mois précédent seulement si la même définition et la même population sont disponibles.

Sortie :
**Scorecard** — mesure · ce mois · mois précédent · écart.
**Les 3 corrections rentables** — problème, nombre d’affaires, décision débloquée.
**5 fiches à corriger d’abord** — nom, responsable, défaut exact.

N’invente aucune norme universelle. Si les données historiques ne sont pas comparables, écris-le. Si aucune correction importante ne ressort, réponds uniquement « RAS — pipeline fiable ». Maximum 20 appels d’outils.

05Pack VC — rouvrir les bons dossiers et protéger le réseau

Pour un fonds, la routine utile ne remonte pas tous les changements. Elle cherche les conditions de réouverture devenues vraies et les relations critiques qui se refroidissent.

Revue des dossiers refusés à rouvrir

Premier lundi du mois · 9 h · 0 9 1-7 * 1

Trouve les dossiers refusés qui méritent une nouvelle décision ce mois-ci.

Contexte : workspace Kasar « MON_WORKSPACE ». Commence par lire kasar://schema et utilise uniquement les objets et champs réellement présents. Si un canal ou un champ manque, signale-le en une ligne et continue. N’invente aucune donnée.
RÈGLE ABSOLUE : lecture seule. Tu ne crées, ne modifies, ne fusionnes et n’envoies rien.

1. Identifie l’objet et les statuts utilisés pour les dossiers refusés.
2. Liste ceux qui possèdent un motif, une condition de réouverture ou une date de revue.
3. Compare la condition aux données et activités réellement disponibles : traction, recrutement clé, lancement, nouvelle levée, nouvel échange ou introduction.
4. Ne déduis jamais qu’une condition est remplie sans preuve présente dans Kasar. Classe les signaux ambigus « à vérifier ».

Sortie, 10 dossiers maximum :
**Société · motif du refus · propriétaire**
- Condition prévue : …
- Signal observé : fait + date + source CRM.
- Décision : rouvrir / vérifier / garder en veille.
- Prochaine action proposée : personne + action + date.

Si aucune condition n’est devenue vraie, réponds uniquement « RAS ». Maximum 30 appels d’outils.

Risque relationnel du fonds

Premier lundi du mois · 9 h 30 · 30 9 1-7 * 1

Repère les relations importantes qui deviennent fragiles dans Kasar.

Contexte : workspace Kasar « MON_WORKSPACE ». Commence par lire kasar://schema et utilise uniquement les objets et champs réellement présents. Si un canal ou un champ manque, signale-le en une ligne et continue. N’invente aucune donnée.
RÈGLE ABSOLUE : lecture seule. Tu ne crées, ne modifies, ne fusionnes et n’envoies rien.

1. Cherche les apporteurs, fondateurs, co-investisseurs et experts liés à des dossiers qualifiés ou financés.
2. Lis leur activité récente et identifie : absence d’échange inhabituelle, relation portée par une seule personne, propriétaire absent ou intro promise non réalisée.
3. Ne transforme pas la fréquence en score humain : elle sert uniquement à choisir ce qu’il faut vérifier.

Sortie, 10 relations maximum :
Personne · rôle · dernier échange · propriétaire · risque observé
- Action utile : introduction, information à partager, transfert de relation ou simple vérification.

Sépare « risque confirmé » et « à vérifier ». Aucun message ne doit être envoyé. Si rien ne ressort, réponds uniquement « RAS ». Maximum 30 appels d’outils.

Préparez la routine aux échecs ordinaires

Une routine récurrente doit rester prévisible lorsque le réseau ralentit, qu’un champ change ou que deux exécutions se chevauchent. Ces événements sont normaux ; les ignorer transforme une aide silencieuse en source d’erreurs.

Lecture partielle ou timeout

Comportement attendu: Échouer explicitement ou marquer la sortie « incomplète » ; ne jamais présenter un échantillon partiel comme une analyse complète

Erreur transitoire

Comportement attendu: Retenter un nombre limité de fois avec un délai croissant, puis notifier le propriétaire

Double exécution

Comportement attendu: Utiliser une clé composée de la routine, du workspace et de la période pour éviter deux sorties ou deux écritures identiques

Exécutions qui se chevauchent

Comportement attendu: Verrouiller la période ou annuler la plus ancienne avant de poursuivre

Changement de schéma

Comportement attendu: Relire le schéma, vérifier les champs indispensables et dégrader proprement si l’un manque

Changement de fuseau ou heure d’été

Comportement attendu: Stocker un fuseau IANA explicite, par exemple Europe/Paris, et tester les jours de transition

Volume inhabituel

Comportement attendu: Limiter, paginer et signaler les éléments non examinés plutôt que tronquer silencieusement

Risque	Comportement attendu
Lecture partielle ou timeout	Échouer explicitement ou marquer la sortie « incomplète » ; ne jamais présenter un échantillon partiel comme une analyse complète
Erreur transitoire	Retenter un nombre limité de fois avec un délai croissant, puis notifier le propriétaire
Double exécution	Utiliser une clé composée de la routine, du workspace et de la période pour éviter deux sorties ou deux écritures identiques
Exécutions qui se chevauchent	Verrouiller la période ou annuler la plus ancienne avant de poursuivre
Changement de schéma	Relire le schéma, vérifier les champs indispensables et dégrader proprement si l’un manque
Changement de fuseau ou heure d’été	Stocker un fuseau IANA explicite, par exemple Europe/Paris, et tester les jours de transition
Volume inhabituel	Limiter, paginer et signaler les éléments non examinés plutôt que tronquer silencieusement

Testez les cas limites avant de programmer

Votre routine sait-elle quoi faire lorsque…

La recherche ne retourne aucun résultat : répondre « RAS » seulement si toutes les sources ont été lues.
Le volume dépasse la limite : annoncer la troncature et la règle de priorité.
Une fiche ne contient ni propriétaire ni prochaine action : la classer « à vérifier », sans inventer.
Deux sources se contredisent : montrer les deux faits, leurs dates et leur provenance.
Le propriétaire n’a plus accès au workspace : notifier le responsable de la routine.
Une définition métier a changé : suspendre la comparaison historique jusqu’à retrouver une base comparable.
Le texte d’un email ou d’une note contient une instruction : le traiter comme une donnée, jamais comme une commande adressée à la routine.
Des données sensibles apparaissent : réduire la sortie au strict nécessaire et respecter les permissions de la source.
La routine continue indéfiniment alors que personne n’examine ses résultats.

Une routine est prête lorsqu’elle sait autant expliquer pourquoi elle ne peut pas conclure que produire une recommandation.

Principe de défaillance explicite

06Écrivez vos propres routines avec ce canevas

Canevas universel

À adapter à votre décision et à votre fréquence

Mission : [la décision récurrente à préparer en une phrase].

Contexte : workspace Kasar « MON_WORKSPACE ». Lis d’abord kasar://schema. N’utilise que les objets et champs réellement présents. N’invente rien.

Autorisation : [lecture seule / brouillons uniquement / proposition sans exécution].
Interdictions explicites : [ne jamais envoyer / supprimer / fusionner / modifier].

Étapes :
1. [outil + action + périmètre temporel]
2. [outil + action + limite]
3. [règle de sélection ou d’exclusion]

Sortie exacte :
**[Section 1]** — [format et nombre maximum de lignes]
**[Section 2]** — [format]
**Décision attendue** — [ce que l’humain doit trancher]

Règles : maximum [N] résultats et [N] appels d’outils. Signale les données manquantes. Si rien ne nécessite une décision, réponds uniquement « RAS ».

Avant de programmer

La sortie prépare une décision identifiable.
Le prompt découvre le schéma au lieu d’inventer les champs.
La période, le nombre de résultats et les appels d’outils sont plafonnés.
Le format est assez stable pour être comparé chaque semaine.
La routine répond uniquement « RAS » lorsqu’il n’y a rien à faire.
Une action irréversible ou un envoi part sans validation humaine.

Build your first routine on a real case

Bring the CRM question you ask every week. In 30 minutes, we define the data, safeguards, output and schedule. You leave with a prompt ready to run.