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Quitter Excel pour un CRM : quand partir, et comment reprendre le fichier
On quitte Excel quand le fichier ne sait plus dire qui a parlé à qui, jamais parce qu'il est trop gros : une feuille accepte 1 048 576 lignes. La reprise se fait onglet par onglet, sociétés d'abord, puis contacts, puis affaires. Kasar reçoit chaque onglet en CSV ou en Excel et fait correspondre les colonnes à ses champs, et vous gardez Excel pour vos analyses.
Faits vérifiés le 7 novembre 2026
01Le volume n'est jamais la vraie limite
D'après la page des limites de Microsoft, relue le 7 novembre 2026, une feuille Excel contient 1 048 576 lignes sur 16 384 colonnes. Aucune équipe commerciale n'atteint ce plafond. Ce qui use un fichier de suivi vient d'ailleurs : il stocke ce que quelqu'un a pensé à saisir, et il ignore tout ce qui se passe dans la boîte mail, sur LinkedIn ou au téléphone.
Le travail à plusieurs a aussi ses conditions. La co-édition demande un abonnement Microsoft 365 et un fichier posé sur OneDrive ou SharePoint Online. Si deux personnes changent la même cellule, Microsoft indique que la dernière modification enregistrée l'emporte. L'ancien classeur partagé, que Microsoft dit remplacé par la co-édition, ne permet ni de créer ni d'insérer un tableau Excel : ce sont souvent eux qui portent les filtres d'un suivi commercial.
02Six signes que le fichier a fait son temps
Deux versions circulent
- Ce qui se passe dans le classeur
- Une copie part par email, une autre vit sur un poste : personne ne sait laquelle fait foi
- Ce qui change avec un CRM
- Une seule base pour toute l’équipe, avec des droits réglés par rôle
Le dernier échange est introuvable
- Ce qui se passe dans le classeur
- Le mail, l’appel et le message LinkedIn restent chacun dans leur outil
- Ce qui change avec un CRM
- Les échanges arrivent sur la fiche du contact, et celle de sa société les rassemble
Des relances passent à la trappe
- Ce qui se passe dans le classeur
- Une colonne « à relancer le » ne prévient personne
- Ce qui change avec un CRM
- Tâches et rappels au nom de chacun ; une séquence s’arrête dès que le prospect répond
Une société apparaît sur trois lignes
- Ce qui se passe dans le classeur
- L’adresse est recopiée, puis les copies divergent
- Ce qui change avec un CRM
- Une société, plusieurs contacts, plusieurs affaires, reliés entre eux
Un commercial s’en va
- Ce qui se passe dans le classeur
- Son fichier et sa mémoire des comptes partent avec lui
- Ce qui change avec un CRM
- Les échanges enregistrés restent sur les fiches
Le prévisionnel prend une demi-journée
- Ce qui se passe dans le classeur
- Il se reconstruit à la main à chaque réunion
- Ce qui change avec un CRM
- Le pipeline se lit par étape, et ses chiffres sortent d’un tableau de bord
Deux de ces signes suffisent, à partir de deux ou trois vendeurs. Une personne seule avec quelques centaines de sociétés peut rester sur notre modèle de CRM Excel, dont les colonnes sont déjà celles de Kasar : le jour du départ, l'import les reconnaît.
03Préparer le classeur avant d'importer
- 1
Figez une copie datée
Gardez le fichier d’origine intact. Vous comparerez ses lignes au rapport d’import, et vous y reviendrez si une colonne a été mal comprise.
- 2
Séparez ce qui est différent
Un onglet pour les sociétés, un pour les personnes, un pour les affaires. Une ligne qui décrit une société et son contact peut aussi passer : l’import envoie chaque colonne vers la bonne fiche.
- 3
Nettoyez les colonnes qui comptent
Téléphones au format international, dates d’un seul format, emails sans espace. L’outil gratuit de préparation fait ce ménage dans votre navigateur, sans envoyer le fichier.
- 4
Écartez les lignes de décor
Totaux, sous-titres, lignes vides et commentaires en marge se liraient comme des fiches. Une ligne d’en-tête, puis une ligne par enregistrement.
- 5
Enregistrez un fichier par onglet
Kasar lit un seul onglet par fichier, celui qui contient le plus de cellules. Avec Enregistrer sous et le format CSV, Excel n’enregistre que la feuille active : répétez le geste pour chaque onglet.
04Reprendre le fichier dans Kasar
L'import accepte le CSV, le XLSX et le XLS sur tous les plans : 150 Mo par fichier, 10 fichiers par passage. Commencez par les sociétés, parce qu'un contact les cite, puis les contacts, parce qu'une affaire les cite. Le mapping se propose tout seul à partir des en-têtes et des valeurs. Léo peut aussi lire le fichier et proposer le plan complet.
Nom complet
- Ce que vous en faites à l’import
- Séparer en prénom et nom, avec le séparateur de votre choix
Société, sur la ligne du contact
- Ce que vous en faites à l’import
- Relation : le contact se rattache à la fiche de sa société
Statut, Secteur, Source
- Ce que vous en faites à l’import
- Champ existant, ou nouveau champ créé pendant l’import
Email, Téléphone, Profil LinkedIn
- Ce que vous en faites à l’import
- Clé de l’identité : c’est elle qui repère les doublons
Montant et Étape
- Ce que vous en faites à l’import
- Les champs de l’opportunité ; l’étape reçoit son libellé
Colonne de travail, sans valeur durable
- Ce que vous en faites à l’import
- Ignorer : elle ne sera pas importée
Avant le lancement, l'écran de vérification montre un aperçu, les erreurs et les doublons. Choisissez d'ignorer les doublons ou de mettre à jour les fiches qui existent. Le rapport détaille ensuite ce qui a été créé, mis à jour ou écarté, et pourquoi. Vos contacts vivent aussi ailleurs ? Vos contacts Google et vos connexions LinkedIn suivent le même chemin.
05Ce qu'Excel garde, une fois le CRM en place
Excel reste excellent pour tout ce qui se calcule une fois : un scénario de prix, une analyse de marge, un tableau pour le conseil. Depuis Kasar, la vue courante d'un objet, avec ses filtres et son tri, s'exporte en CSV ou en Excel. Ce qui change, c'est le sens du trajet : le fichier devient une photo tirée de la base, et plus personne ne le met à jour.
Fixez donc une date de bascule, et passez le classeur en lecture seule ce jour-là. Un fichier qui reste modifiable continue de recevoir des saisies, et deux vérités s'installent en quelques semaines. Une équipe qui lève des fonds ou qui gère un dealflow suit la même logique : le CRM d'un fonds VC détaille le modèle propre à ce métier.
Le jour de la bascule
- Une copie datée du classeur est archivée.
- Chaque onglet a son fichier, avec une seule ligne d’en-tête.
- Le rapport d’import correspond au nombre de lignes de chaque onglet.
- Le classeur passe en lecture seule, et l’équipe sait où saisir.
- Garder les deux outils modifiables « le temps de voir ».
Questions fréquentes
Le nombre de lignes ne décide pas : une feuille en accepte plus d'un million. Le bon seuil est humain. Dès que deux ou trois personnes vendent en même temps, le fichier ne dit plus qui a écrit à qui, et les relances reposent sur la mémoire de chacun.
Oui, mais Kasar ne lit qu'un onglet par fichier, celui qui contient le plus de cellules. Pour reprendre trois onglets, enregistrez-les en trois fichiers et déposez-les ensemble, dans la limite de 10 fichiers par passage.
Non. Une formule arrive sous la forme de son résultat, et la mise en forme disparaît. Une colonne calculée dans Kasar peut reprendre le calcul, et une couleur qui portait un sens devient une valeur de champ, à écrire dans une colonne avant l'import.
Téléchargez la feuille en CSV ou en Excel depuis le menu Fichier, puis déposez ce fichier dans l'import de Kasar. La suite est identique : un fichier par onglet, le mapping, la vérification et le rapport.
Vos données restent exportables à tout moment : la vue courante en CSV ou en Excel, un objet entier en CSV depuis les paramètres d'export, avec le choix des colonnes. L'import et l'export sont ouverts sur tous les plans.
Sources
Chaque fait de cette page se vérifie sur la page officielle ci-dessous, relue à la date indiquée.
- Microsoft, Excel specifications and limits · relue le 7 novembre 2026
- Microsoft, collaborate on Excel workbooks at the same time with co-authoring · relue le 7 novembre 2026
- Microsoft, about the shared workbook feature · relue le 7 novembre 2026
- Microsoft, save a workbook to text format (.txt or .csv) · relue le 7 novembre 2026