Préparer un fichier CSV avant un import dans un CRM

01Ce que l’outil corrige, ligne par ligne

Un import raté se voit rarement à l’écran : il se voit trois semaines plus tard, quand un commercial cherche « Dupont » dans les prénoms ou qu’un même client existe en trois exemplaires. Voici ce que l’outil répare avant que le fichier n’arrive dans un CRM.

02Pourquoi « DUPONT Jean » sort souvent à l’envers

Un découpage naïf prend le premier mot pour le prénom. Or les exports d’annuaires et de logiciels de gestion écrivent souvent le nom de famille en premier : « DUPONT Jean » devient alors un prénom DUPONT et un nom Jean, sans que rien ne le signale. L’outil lit l’ordre dans la valeur elle-même :

Une particule restée en fin de prénom est rendue au nom de famille, et un mot seul (« Madonna ») devient un prénom plutôt qu’un nom orphelin. L’aperçu affiche, ligne par ligne, l’ordre retenu et sa raison. Si votre fichier suit une autre convention, une case inverse prénom et nom sur toutes les lignes.

03Une colonne « Nom » n’a pas le même sens dans tous les fichiers

À côté d’une colonne « Prénom », une colonne « Nom » contient le nom de famille. Seule, dans un export français, elle contient souvent le nom complet. Un outil qui tranche sur le seul en-tête se trompe forcément dans l’un des deux cas. Celui-ci regarde les valeurs : si au moins 60 % des cellules comptent deux mots ou plus, la colonne est traitée comme un nom complet, et l’outil propose de la séparer.

Les autres colonnes sont reconnues de la même façon, par l’en-tête puis par les valeurs : email, téléphone, entreprise, profil LinkedIn, adresse web, date, nombre. L’email est testé avant la date, et la date avant le téléphone, parce qu’une date comme 2025-12-18 a la forme d’un numéro. Le tableau des colonnes détectées indique aussi le taux de remplissage de chacune.

04Téléphones : un seul format pour retrouver une personne

Un CRM compare des numéros pour reconnaître une personne. Or 06 12 34 56 78, 06.12.34.56.78 et +33 6 12 34 56 78 désignent la même ligne sans être la même suite de caractères. L’outil les ramène tous à +33612345678, le format international défini par la recommandation E.164 de l’UIT. Les numéros français comptent 10 chiffres, rappelle l’Arcep : le 0 initial tombe et l’indicatif le remplace.

Les mobiles d’outre-mer prennent leur propre indicatif : +590 pour un numéro en 0690, +594 en 0694, +596 en 0696, +262 en 0692 ou en 0639, d’après le plan national de numérotation de l’Arcep. Un numéro déjà écrit avec + ou 00 garde son indicatif. Un numéro sans indicatif est lu dans le pays que vous choisissez, la France par défaut. Ce qui reste illisible (« 06 11 22 33 44 poste 12 ») est laissé tel quel et surligné dans l’aperçu.

05Doublons : l’email ou le téléphone, jamais le nom

Deux lignes sont des doublons quand elles partagent une adresse email ou un numéro de téléphone. L’email est comparé sans tenir compte des majuscules ni des espaces, mais les points et les alias en +tag sont gardés : j.dupont@ et jdupont@ sont deux boîtes chez la plupart des fournisseurs. Le téléphone est comparé une fois mis au format international, ce qui rapproche 06 12 34 56 78 et +33 6 12 34 56 78.

Le nom n’entre pas en compte : deux Jean Martin sont souvent deux personnes. Vous choisissez d’ajouter une colonne qui renvoie à la première occurrence (« ligne 2 »), ou de retirer les lignes en double en gardant la première. Fusionner deux fiches qui se complètent reste un travail de CRM, pas de fichier.

06Virgule ou point-virgule : le séparateur et l’encodage

La RFC 4180, qui décrit le format CSV depuis octobre 2005, sépare les champs par des virgules et met entre guillemets ceux qui contiennent une virgule, un guillemet ou un retour à la ligne. Excel suit une autre règle : Microsoft indique qu’il passe au point-virgule quand la virgule sert de séparateur décimal, ce qui est le cas d’un poste réglé en français.

L’outil détecte le séparateur (virgule, point-virgule, tabulation ou barre verticale) et l’encodage : un fichier qui n’est pas en UTF-8 est relu en Windows-1252, au lieu d’afficher des losanges à la place des accents. À l’export, choisissez la virgule pour un import dans un CRM, ou le point-virgule pour rouvrir le fichier dans Excel en français. Le fichier sort en UTF-8, avec la marque qui fait reconnaître les accents par Excel.

07Votre fichier reste sur votre ordinateur

La lecture, les corrections et le téléchargement se font en JavaScript, dans l’onglet ouvert. Aucune ligne de votre fichier n’est envoyée, ni à Kasar ni ailleurs : aucune requête ne contient vos données. Vous pouvez le vérifier dans l’onglet Réseau des outils de développement de votre navigateur : la mesure d’audience du site y apparaît, votre fichier jamais. Un fichier de 50 000 lignes se traite en moins d’une seconde sur un ordinateur récent.

08Ensuite : l’import dans Kasar

Kasar fait ces corrections pendant l’import lui-même. Vous déposez un CSV ou un fichier Excel, jusqu’à 150 Mo par fichier et 10 fichiers d’un coup. Kasar détecte l’encodage et le séparateur, propose où va chaque colonne, ou laisse Léo préparer le mapping avec vous. Il sépare les noms avec les mêmes règles, et vous pouvez inverser l’ordre. Il met les téléphones au format international d’après le pays que vous choisissez.

Avant de lancer, l’aperçu montre les doublons et les erreurs. Les contacts se reconnaissent par email, téléphone ou profil LinkedIn, et vous choisissez de créer, d’ignorer ou de mettre à jour les fiches existantes. Un rapport détaille ensuite ce qui a été créé, mis à jour ou écarté. Un export CSV de HubSpot, de Pipedrive ou de Salesforce s’importe de la même façon, et une base Notion se branche directement.