Relancer un prospect qui ne répond pas : trois emails et un message LinkedIn

01Pourquoi le silence n’est pas un refus

Votre email est arrivé entre une réunion budgétaire et une boîte de réception de deux cents messages. Le prospect l’a vu passer, s’est dit qu’il y reviendrait, et ne l’a jamais retrouvé. Le silence dit surtout que le message n’a pas trouvé son moment. Un vrai refus s’écrit : « pas intéressé », « nous avons déjà un prestataire ». Tant que vous ne l’avez pas reçu, une relance est légitime.

La relance a donc un seul travail : rendre la réponse plus facile qu’au premier envoi. Plus courte, plus précise, avec une question à laquelle on répond en une ligne. Celle qui reprend le premier message en ajoutant « je me permets de revenir vers vous » demande le même effort qu’avant, avec un peu d’agacement en plus.

02Quand relancer

Nous recommandons trois jours ouvrés avant la première relance. C’est assez pour que le premier email ait eu sa chance, assez peu pour que le prospect s’en souvienne encore. Ensuite, espacez : une semaine, puis deux. Ce rythme est une recommandation de départ, pas une mesure : un acheteur public ou un grand compte répond plus lentement qu’un dirigeant de PME. Évitez le lundi matin et le vendredi après-midi, où les boîtes débordent ou se vident.

03Les trois relances à copier

Elle tient en quatre lignes et propose deux réponses possibles, toutes deux acceptables. Le prospect n’a pas à se justifier : « l’an prochain » est une réponse utile, qui vous donne une date de reprise au lieu d’un silence.

Elle change d’objet, donc ouvre un nouveau fil : c’est voulu, le premier n’a pas fonctionné. Elle apporte un cas réel et propose une porte de sortie explicite. Paradoxalement, c’est souvent la porte de sortie qui fait répondre, parce qu’elle autorise un non poli.

L’email de clôture annonce la fin, il ne la menace pas. Il laisse au prospect le dernier mot et vous donne une raison propre de passer la fiche en sommeil. Une réponse tardive à ce message est fréquente : elle arrive quand le sujet redevient prioritaire.

04La version LinkedIn, en deux phrases

Changer de canal règle un problème que l’email ne voit pas : l’adresse était peut-être la mauvaise, ou filtrée. Sur LinkedIn, ne recopiez pas l’email. Deux phrases, une question, aucun lien. Le message arrive dans une messagerie où l’on répond vite et court.

05Sans réponse après la clôture

• Notez la date de la clôture sur la fiche et passez le prospect en sommeil, pas en perdu : il n’a rien refusé.
• Fixez une date de reprise à trois ou six mois, avec un motif nouveau (un recrutement, une levée, un changement d’outil).
• Cherchez un autre interlocuteur dans l’entreprise seulement si le premier n’était pas le bon. Dites-le dans le message.
• Ne relancez pas plus de quatre fois par le même canal. Au-delà, vous abîmez votre nom et la réputation de votre adresse d’envoi.

06Les erreurs qui tuent une relance

07Dans Kasar : la relance s’arrête toute seule à la réponse

Ces trois emails forment une séquence. Dans Kasar, vous les posez dans l’ordre avec leurs délais, vous reliez une liste de prospects, et chaque relance part de la même boîte que le message précédent, dans le même fil. Dès qu’un prospect répond, sa séquence s’arrête avant l’envoi suivant. Même chose s’il prend rendez-vous : Kasar lit votre agenda, quel que soit l’outil qui a créé l’invitation. Une réponse automatique d’absence, elle, n’arrête rien.

La réponse arrive sur la fiche du prospect, dans la boîte de réception du CRM, à côté de l’affaire. Pour une relance à la main, demandez à Léo : « Rédige une relance pour @{Prénom Nom} ». Il l’écrit à partir de l’historique de la fiche, vous relisez, vous envoyez. Le message LinkedIn part de votre compte connecté par l’extension Chrome. Les autres situations de relance sont réunies dans les modèles de relance B2B.