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Compte rendu de visite client : la fiche de visite et l’exemple
Une visite client apprend des choses qu’aucun rendez-vous en visio ne montre : l’état des installations, le stock, le matériel d’un concurrent dans un coin de l’atelier, l’humeur de l’équipe. Le compte rendu de visite sert à ne rien en perdre. Écrivez-le avant de reprendre la route, en six rubriques, puis envoyez au client la partie qui le concerne le soir même. Voici la fiche de visite à copier, un exemple rempli et les deux mails qui suivent.
Faits vérifiés le 6 octobre 2026
Quand l’écrire
- Notre recommandation
- Dans la voiture, avant de démarrer, pendant que tout est frais.
Quand l’envoyer
- Notre recommandation
- Le soir même pour le client, le lendemain matin au plus tard.
Deux destinataires
- Notre recommandation
- Le client reçoit les engagements, l’équipe reçoit les constats.
Ce qui le distingue
- Notre recommandation
- Les constats faits sur place, qu’aucun mail ne vous aurait appris.
Suivi
- Notre recommandation
- La prochaine visite ou le prochain contact, daté.
01Ce qu’une visite apprend, et qu’on oublie vite
Un commercial terrain enchaîne souvent trois ou quatre visites dans la journée. Le soir, les détails se mélangent : qui avait évoqué un déménagement, chez qui la machine du concurrent était à l’arrêt, quel responsable d’atelier semblait réticent. Ce sont précisément ces détails qui font la valeur d’une visite. Ils expliquent une commande à venir, signalent un risque, préparent la négociation suivante.
Le compte rendu de visite se distingue donc d’un compte rendu de rendez-vous par une rubrique : les constats faits sur place. Ce que vous avez vu, pas seulement ce qu’on vous a dit. C’est aussi la rubrique qu’on ne transmet pas toujours au client : le matériel concurrent repéré ou la tension dans une équipe vont dans la version interne.
02La fiche de visite en six rubriques
Les personnes rencontrées comptent autant que le décideur : un responsable de site ou un technicien influence souvent la décision finale. Les constats sur place distinguent l’observé du déclaré. Les engagements sont séparés entre les vôtres et ceux du client, parce que les deux seront relancés différemment.
03Un exemple rempli
Deux informations de cet exemple ne figureraient dans aucun mail du client : la machine concurrente à l’essai et le stock bas. La première change la priorité de l’affaire, la seconde ouvre une commande immédiate. Le retard de livraison cité par la responsable maintenance appelle une réponse avant toute nouvelle proposition.
04Les mails qui suivent la visite
Le mail au client reprend les engagements des deux côtés et répond tout de suite au point négatif s’il y en a un. Le mail interne transmet ce que vos collègues de la logistique ou du service technique doivent savoir pour agir, sans passer par vous.
05La version courte, par message
Envoyé en quittant le parking, ce message montre que la visite n’est pas oubliée dès la porte franchie, et il annonce le récapitulatif complet.
06Si le client ne tient pas ses engagements
- Relancez la veille de l’échéance qu’il s’était fixée, pas le lendemain : c’est un rappel, pas un reproche.
- Si le document promis n’arrive pas, proposez de le récupérer par téléphone en cinq minutes.
- Ne laissez pas un engagement non tenu bloquer le vôtre : envoyez votre proposition à la date promise.
- Préparez la visite suivante en relisant le compte rendu précédent : le client remarque quand vous vous souvenez.
07Les erreurs à éviter
- Remplir la fiche de visite le vendredi pour toute la semaine.
- Envoyer au client les constats internes, comme le matériel concurrent repéré.
- Oublier les personnes rencontrées qui ne décident pas.
- Écrire le compte rendu avant de démarrer la voiture.
- Séparer ce que vous avez vu de ce que l’on vous a dit.
- Répondre à un point négatif dans le mail du soir même.
08Dans Kasar : dicter le compte rendu en repartant
Une visite n’a pas d’enregistrement : le compte rendu s’écrit à la main, directement sur la fiche du rendez-vous. Ouvrez l’évènement depuis l’agenda, écrivez ce qui s’est dit, ce qui a été décidé et ce que vous avez promis, puis enregistrez le compte rendu. Aucun import ne l’écrasera. Si l’administrateur a activé le moteur de contexte, Léo lit ce compte rendu et crée les tâches qui en découlent ; sinon, créez-les depuis le panneau Tâches de la réunion.
Sur le téléphone, Léo s’utilise à la voix depuis /leo. Dictez votre visite en sortant : il note sur la fiche et crée les tâches de relance. Sans réseau, au fond d’une zone industrielle, le mémo vocal attend sur le téléphone et part au retour du réseau, avec les dates comprises par rapport au moment où vous avez parlé. Pour vos rendez-vous en visio, les comptes rendus de Granola arrivent tout seuls. D’autres trames sont dans les modèles de compte rendu.
Questions fréquentes
La fiche de visite est le support que l’on remplit, souvent avec des rubriques fixes. Le compte rendu est ce que l’on en tire pour le client et pour l’équipe. En pratique, une bonne fiche de visite remplie le jour même contient déjà tout le compte rendu.
Oui, même de trois lignes. Une visite sans trace écrite ne compte pas dans l’historique du client. Le jour où un collègue reprend le compte ou où un litige apparaît, ces trois lignes valent beaucoup.
Pour quelques visites par mois, oui. Au-delà, le fichier se sépare du reste de l’historique du client : les mails, les devis et les appels sont ailleurs. Un compte rendu rangé sur la fiche du client se relit à côté de tout le reste.